✓ E-Mail Archivierung

Das sollte jeder deutsche Unternehmer wissen:

Entsprechend § 238 Abs. 2 HGB

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

muss jede elektronische Nachricht oder eMail, die einem sogenannten Handelsbrief gleicht, archiviert werden. Handelsbriefe sind alle E-Mails, die der Kommunikation und der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht. Damit sind unter anderem Rechnungen usw. gemeint und betrifft folgende eMail-Inhalte:

• Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Betriebs.- oder Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Zusammengefasst bedeutet dies, dass der komplette eMail-Verkehr, der eine geschäftliche Relevanz hat, geordnet abgespeichert werden muss inklusive Dateianhängen. Geschäftlich relevant sind:

Kurz gesagt:

• E-Mails, über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden (wie Auftragsbestätigungen, Verträge, Lieferpapiere, Rechnungen, Zahlungsbelege)
• sowie E-Mails, die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben (etwa Reklamationsschreiben, die Kontaktierung von potenziellen Kunden über den Vertrieb und Aufträge sowie Auftragsänderungen)

Alle E-Mails mit derartigen Inhalten, sowohl verschickte als auch empfangene, inkl aller Anhänge, müssen verwahrt werden. Entsprechend sind auch interne E-Mails als auch diese, über die kein Geschäft zustande gekommen sind, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Gleiches gilt für Spammails und Werbemittel wie Newsletter.

E-Mails richtig archivieren und wie lange

Da die Gesetzgebung derzeit keine weiteren oder ausführlichen Vorgaben zur Katalogisierung/Speicherung bzw. eMail-Archivierung macht gelten im folgendem diese Bedingungen für eine revisionssichere eMail Archivierung:

Jegliche Handelsbücher und sonstige nötige Kommunikation müssen

• unveränderlich
• vollständig und richtig
• zeitgerecht und ordentlich
• nachvollziehbar

archiviert werden. Sind diese genannten Bedingungen stets erfüllt, können diese E-Mails z.B. auf einem Server im Unternehmen als auch in einem Rechenzentrum abgelegt werden. Es gibt hierzu keine weiteren gesetzlichen Vorschriften, an welchem Ort die E-Mails gespeichert werden sollten.

Nicht unwichtig:

• Archivierung von privaten E-Mails, z.B. von Mitarbeitern, dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung archiviert werden. Dies wird durch die DSGVO geregelt
• ein Backup deiner E-Mails ist zwar empfehlenswert aber nicht gleichzusetzen mit der rechts.- und revisionssicheren eMail-Archivierung, ist also im Nachweis Fall für den Gesetzgeber nicht ausreichend

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Laut § 147 AO müssen derzeit alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archiviert werden. Geht es aber z.B. um Jahresabschlüsse, Buchungen oder z.B. Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Um dies elektronisch einfacher zu bewältigen zu können geht man also von insgesamt 10 Jahren aus.

eMail-Archivierung ist also ein komplexe Angelegenheit und entsprechend derzeitiger Gesetzeslage bietet Green Vertical GmbH eine dauerhafte und passende technische Lösung für dein Unternehmen. Falls Sie weitere Fragen zum rechtlichen haben, verstehen Sie bitte, dass wir keine Rechtsberatung durchführen können. Für weitere Fragen dazu wende Sie sich einfach an einen Rechtsexperten ihres Vertrauens.

Wir kümmern uns um die technische Seite und helfen Ihnen in Zukunft ihre E-Mails auf Dauer sowie rechtssicher und revisionssicher zu Archivieren.